En début de carrière passer du temps en réunion était comme une sorte de reconnaissance et nous donnait un sentiment d’importance. Avec le temps et l’expérience, les réunions sont très souvent synonymes de temps perdu, d’inefficacité et parfois d’ennui. Alors avec des agendas souvent surchargés, l’idée de limiter le temps passer en réunion nous a pas mal occupé et on a adopté une solution qui permet de redonner de l’efficacité à nos réunions.
De pas de réunion du tout à 4h de réunion de travail, le grand écart
Chez RN20 on a beaucoup expérimenté sur le sujet des réunions. Un de nos clients avait décidé que les réunions étaient quasi finies et qu’il ne fallait se réunir que pour certains types de moments (prise de décisions importantes, motivation meeting, etc.). Une approche assez innovante qui demande beaucoup de rigueur, une communication écrite surdéveloppée, des process très formalisés et une forte implication de chacun. Mais les réunion c’est aussi des moments informels, des discussions sur d’autres dossiers que celui prévu car “Tiens, pendant que tu es la…” Bref, difficile de complétement s’en passer.
A l’opposé on a aussi connu les réunions interminables de 4h ou soit un travail commun était réalisé, travail pouvant être fait chacun de son côté puis mis ensemble ensuite, soit des réunions mal organisé, pas forcément préparé et donc qui trainent en longueur sans but précis.
Alors comment on fait ?
L’un des principaux avantages de réduire la durée des réunions est l’augmentation de la productivité. Des réunions plus courtes obligent à se concentrer sur l’essentiel, à préparer l’ordre du jour avec soin et à définir précisément ce que l’on attend de cette rencontre. Cela permet non seulement de gagner du temps mais aussi d’assurer que les sujets soient traités. Aussi en limitant les réunions à 30 minutes, les participants restent engagés, les idées circulent plus librement et les décisions sont prises de manière plus efficace.
Adopter une politique de réunions de 30 minutes montre aussi un respect pour le temps de chacun. Cela envoie un message clair : chaque minute de travail compte. De plus, cela laisse plus de temps pour se concentrer sur le travail individuel ou d’autres tâches collaboratives.
Bien évidemment comme toutes les règles, celle-ci est faite pour être contournée. Cela nous arrive de faire des réunions plus courtes ou plus longues en fonction de nos besoins.
Quelques bonnes pratiques que l’on essaie d’appliquer
- Préparez un ordre du jour : Identifiez les points qui seront abordés au cours de la réunion
- Commencez et terminez à l’heure : Encouragez la ponctualité pour respecter le cadre de temps fixé
- Définissez les objectifs de la réunion : Avec quoi vous devez repartir à la fin de la réunion
- Prenez date : Pour les points qui nécessitent un approfondissement, prévoyez des suivis hors réunion ou des sessions de travail dédiées.
- Faites un compte-rendu : Retracez les principaux points abordées et les éventuelles décisions prises
Conclusion
Fixer un créneau de réunion de base de 30 minutes nous permet de ne pas passer trop de temps en réunion et de les rendre assez efficaces, sans supprimer totalement la communication informelle, essentielle dans nos métiers. Au-delà de la durée, une bonne préparation ainsi qu’un bon suivi, avec ordre du jour et compte rendu, sont des éléments clés dans le succès de bonnes réunions.
