“Mon premier jour de travail, après 3 semaines de vacances, je vais le passer à trier tous mes emails c’est certain”. Combien de fois n’a t -on pas entendu cette phrase ? Mais au final est ce que ça sert vraiment à quelque chose de trier ses emails ? Et si on vous disait que chez RN20 on n’a aucun dossier dans notre boite email et que tous nos emails sont juste dans la boîte de réception (ou supprimés).
Trier ses emails : une perte de temps
Pour nous c’est simple, trier ses emails c’est une perte de temps.
Alors certes sur le moment ça donne un sentiment de maîtrise et d’une organisation sans faille, mais c’est surtout beaucoup trop de temps qu’on consacre à une activité sans réelle valeur ajoutée. Oui mais comment je fais pour retrouver tous les emails du dossier X ou pour retrouver un email en particulier ? Pour nous la réponse tient en trois mots : Recherche, Tri et Objet ! Et même si ces fonctions vous semblent évidentes, on est persuadé qu’un grand nombre de gens ne les utilisent pas ou à peine !
Maîtriser les moteurs de recherche
C’est une compétence qui devrait être enseignée à l’école. Et pas que pour les emails mais également pour la recherche d’informations au quotidien. Concernant les emails c’est simple aujourd’hui quasiment tous les logiciels et applications de gestion d’emails sont équipés d’un moteur de recherche suffisamment puissant pour retrouver n’importe quel email envoyé, reçu, archivé, etc. Pour cela il faut toutefois savoir les utiliser correctement et notamment chercher des mots-clés qui seront le plus discriminants possible. On peut aussi combiner des mots afin d’avoir une recherche plus fine, enfin maîtriser les fonctionnalités spécifiques de certains moteurs de recherche peut s’avérer un gain de temps fantastique. Ainsi par exemple dans GMail on peut indiquer qu’on ne souhaite que les mails avec une pièce jointe au format PDF (filename:pdf). Combiné avec des mots-clés précis, on se retrouve vite avec un outil qui nous donnera satisfaction dans presque tous les cas. La liste des fonctionnalités pour Gmail est à retrouver ici, celle pour Outlook ici, celle pour Mail d’Apple ici et enfin celle pour Thunderbird ici. Mais la recherche n’en sera que facilité si une condition est bien remplie, un champ objet pertinent.
Le secret de l’utilisation du champ objet
Le champ objet doit donc être pensé à la fois pour informer le destinataire du contenu de l’email mais également pour faciliter une éventuelle recherche ultérieure. Et de ce point de vue il vaut mieux être prolixe ! En effet plus un objet sera long et précis plus vous fournirez au moteur de recherche des mots discriminants vous permettant de retrouver rapidement l’email plus tard. C’est une vraie habitude à prendre mais qui vous évitera de longues sessions de tris au retour de vos congés.
Filtrer et trier le bon grain de l’ivraie
Enfin, associée à la maîtrise des moteurs de recherche et du champ objet, la bonne utilisation des filtres et des tris vous permet d’apporter la touche finale à votre recherche. Que ce soit en filtrant les emails par expéditeurs, par taille de pièce jointe, par date, etc. ces fonctionnalités vous apportent rapidement une précision supplémentaire pour retrouver facilement l’email que vous cherchez.
A l’inverse des déchets, chez RN20, pour les emails le tri c’est fini ! On se concentre sur une rédaction soignée et précise de nos objets ainsi qu’une maîtrise de l’utilisation des moteurs de recherche et des fonctionnalités de filtre et de tri. L’avantage c’est que ces compétences peuvent être réutilisées, puisque aujourd’hui nous sommes entourés en permanence de moteur de recherche ! Mais dépêchez vous car demain, plus besoin de moteur de recherche, une conversation avec une IA nous permettra de remplir cette tâche !
